Dans le cadre de la navigation sur le site https://www.cseadapei-aria.com, via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le site »), CSE est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du règlement général sur la protection des données du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978.
La présente politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles de CSE (ci-après « vous »), les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « données personnelles »), sur le site, par CSE, agissant en qualité de responsable du traitement.
Conformément au principe de minimisation, CSE ne collecte que les données personnelles nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
CSE peut recueillir des données personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via le service des ressources humaines de l'entreprise.
Les données recueillies indirectement par CSE via le service des ressources humaines sont :
Le matricule, le nom, le prénom, la date de naissance, les données professionnelles liées au contrat de travail, les coordonnées personnelles et bancaires du bénéficiaire. Vous êtes informés de cette transmission en amont et avez la possibilité de vous y opposer.
Les données traitées par CSE, pour la réalisation des finalités décrites au point 2, sont les suivantes :
a) Pour l’identification du salarié :
– nom, prénom, civilité, date de naissance, coordonnées professionnelles, coordonnées personnelles.
b) Pour la situation familiale du salarié :
– composition de la famille ;
– personnes à charge / ayants droit : nom, prénom, sexe, date de naissance, lien avec l’ouvrant droit.
c) Pour les éléments professionnels :
– matricule interne, date d’embauche, service, statut, site et date de sortie.
d) Pour la situation financière :
– revenu fiscal de référence (avis d’imposition), nombre de parts fiscales ;
– références du compte bancaire (RIB / IBAN) et mandat de prélèvement le cas échéant ;
Le recueil des informations relatives à votre situation financière est facultatif.
Dans le cadre de la mise en place d’un système de quotient familial permettant l’évaluation et la modulation de vos droits, l’absence de communication des éléments financiers ne vous exclut pas de l’octroi d’une activité sociale et culturelle. En revanche, votre contribution pourra s’élever au montant le plus élevé.
e) Pour les prestations :
– nature de la prestation et, pour les séjours : dates de début et de fin, lieu du séjour, nom de l’organisme et n° de Siret ;
– montant de la prestation : coût supporté par la famille, type de paiement (espèces, chèques, chèques vacances, bons d'achat, ...)
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par CSE, peuvent avoir tout ou partie des finalités suivantes :
- Gestion administrative des bénéficiaires : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit…
- Gestion de la comptabilité : établissement de la comptabilité et des écritures comptables, déclarations sociales et fiscales obligatoires…
- Gestion des prestations d’œuvres sociales : gestion des attributions, inscriptions, commandes de prestations, remboursement de frais, suivi et historique de commandes de prestations et d’utilisation des subventions …
Œuvres sociales pouvant être proposées :
- chèques-vacances, cartes culture, chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie-spectacles et loisirs, activités sportives, … ;
- proposition d’offres promotionnelles, d’adhésions à des clubs de consommateurs.
- Communication : envoi, par courriel ou courrier, d’informations relatives aux activités du CSE, aux activités sociales et culturelles proposées, d’invitations à des évènements, …
- Gestion de la messagerie interne du Site et du module de petites annonces
- Respect de la réglementation en vigueur
CSE ne conserve les données personnelles que pour la durée nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées.
CSE est amené à conserver certaines de vos données personnelles afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
Les justificatifs liés à l’attribution de prestation d’œuvres sociales (exemple : contrat de mariage, acte de naissance, etc.) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, en vue de satisfaire aux obligations en matière sociale, cas de contrôle de l’URSSAF ;
Les justificatifs en cas de prêts aux salariés (exemple : éléments de la Banque de France) sont conservés trois (3) ans, en plus de l’année en cours, sauf si la durée de remboursement est plus longue ;
Les déclarations fiscales et sociales (URSSAF, …) sont conservées au minimum trois (3) ans, en plus de l’année en cours. Cette durée peut aller jusqu’à cinq (5) ans.
Les destinataires des données personnelles traitées par CSE sont :
- EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution, et de création de votre compte sur la plateforme Edenred Meyclub.
- Les fournisseurs de prestations d'oeuvres sociales du CSE, aux fins de commandes de prestations : Illicado, ANCV, ...
- Le Crédit Coopératif, banque du CSE, aux fins de mouvements bancaires liés aux attributions des oeuvres sociales (virements d'aides, prélèvements).
- Le Cabinet d'expertise comptable SOFAC, aux fins de clôture des exercices comptables du CSE.
CSE s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les données personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
CSE veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les données personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les données personnelles la formation nécessaire en matière de protection des données personnelles.
Vous pouvez, conformément à la réglementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, à la portabilité et à la limitation du traitement, quant aux données personnelles vous concernant, auprès de CSE en envoyant votre demande :
par courriel à l’adresse : cse@adapei-aria.com
par courrier postal à : 16 rue François Ory, 92120 Montrouge
Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.
Pour en savoir plus sur notre politique de protection des données personnelles, vous pouvez contacter le responsable des traitements à l’adresse suivante : cse@adapei-aria.com ou 16 rue François Ory, 92120 Montrouge
CSE est susceptible de modifier cette politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser d’avantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.
